13 Sep CLAVES PARA LOS FOOD TRUCKS EN EVENTOS PRIVADOS
CONOCE LAS CLAVES PARA LOS FOOD TRUCKS O GASTRONETAS Y SU USO EN EVENTOS PRIVADOS.
Como ya señalábamos en el post Food truck: requisitos básicos para tener uno (pincha aquí para leer), en España la libre localización y explotación de negocios de food trucks por la vía pública se encuentra limitado por la legislación vigente y los requisitos administrativos necesarios. No obstante, también se puso de manifiesto que prestar el servicio en la calle no era la única opción, sino que, las ubicaciones privadas eran muy comunes.
A ese respecto, el propósito de esta nueva entrada es analizar las posibilidades de los food trucks en eventos privados, así como destacar las claves contractuales para que el propietario de este tipo de negocios tenga garantizada su posición en la relación contractual con la parte que pretende valerse de sus servicios.
Foto de RODNAE Productions en Pexels
POSIBILIDADES DE LOS FOOD TRUCKS EN EVENTOS PRIVADOS.
Actualmente, las posibilidades para incrementar las ventas de un “negocio de restauración sobre ruedas” participando en eventos privados son amplias, incluso bajo la inusitada y convulsa situación que vivimos debido a la pandemia causada por el Covid-19.
Así, son diversos los eventos en los que los food trucks logran una intensa presencia y, la seguirán teniendo, en la medida que las circunstancias mejoren y los eventos sean cada vez más y mayores; por ejemplo, conciertos o festivales de música, bodas, cumpleaños, eventos corporativos o promocionales, etc.
Al respecto, no puede negarse que la presencia de las “gastrocaravanas” en eventos privados se ha convertido en casi una obligación para garantizar el éxito del mismo. Se convierte en toda una experiencia gastronómica que no puede faltar y que cautiva la atención de los asistentes al evento. Igualmente, se trata de una realidad que está de moda, en gran parte por la difusión que se le está dando a través de las redes sociales de los eventos con estos food trucks como complemento necesario.
A título ilustrativo, en la sonada boda de Lucía Bárcena (influencer con casi 400.000 seguidores en Instagram) y el aristócrata Marco Juncadella-Hohenlohe estuvo presente el food truck de Lydia’s Smokehouse para servir sus hamburguesas entre los invitados al evento.
La presencia de este food truck en el evento fue conocida en gran medida gracias a las publicaciones que hizo María Pombo en su Instagram (número uno de las influencers españolas según Forbes con 2,1 millones de seguidores en la red social). La influencer se subió al camión de comida y, no sólo lo dejó plasmado para el recuerdo en su feed, sino que consiguió generar interés entre sus seguidores.
Este resulta un paradigma de cómo la consolidada y reconocida casa de hamburguesas Lydia’s Smokehouse dirigida por John Malek y César Galán sita en Ibiza, después de conseguir un “Solete” de la Guía Repsol consideró como una gran oportunidad para el crecimiento de su negocio y, en particular de su food truck, estar presentes en el antedicho evento para ofrecer sus hamburguesas.
Es evidente que la participación en este acontecimiento supone una acción de marketing relevante para Lydia’s y, a su vez, resulta inspiradora para otros empresarios que pretendan obtener resultados similares.
Con el ejemplo expuesto, se podría concluir que las oportunidades y ventajas que traen consigo la presencia de food trucks en eventos privados son, entre otras, las que siguen:
- Difusión y exposición de la “gastrocaravana” y de la marca. Los eventos permiten dar a conocer el negocio a nuevos consumidores. De hecho, si se escoge el evento adecuado, los asistentes se convertirán en target
- Incremento de ingresos. Si por las limitaciones administrativas no es posible tener una ubicación en la vía publica, los eventos privados pueden convertirse en la única y, mejor opción como fuente de ingresos del food truck. En cualquier caso, siempre es buena elección como fuente adicional de aquéllos.
- Una buena planificación de eventos permite una mayor rotación del producto. Realizar una programación anual de eventos en los que el food truck pretenda o vaya a estar presente, permite planificar mejor el negocio, en la medida en que se puede conocer, aproximadamente, el número de clientes que se van a tener y, consecuentemente, las ventas podrían planificarse considerando una mayor rotación que con la incertidumbre de ventas producidas en la vía pública. De esta forma, igualmente, se podrá planificar mejor las adquisiciones de producto que se tengan que realizar para desperdiciar menos alimentos y controlar los costes.
Foto de Kampus Production en Pexels
CLAVES PARA PARTICIPAR EN LOS EVENTOS CON TU GASTRONETA.
Si como propietario de un food truck naciera el interés en los eventos privados, básicamente, se trataría de dirigir la actividad al sector de la restauración de eventos. A tal fin resultaría útil tener presente las siguientes claves:
- Planificación y toma de decisiones sobre los eventos.
Es importante decidir a qué tipo de eventos se quiere acercar el food truck y cuántos eventos se pueden abarcar. En definitiva, se trata de llevar a cabo una planificación previa que ayude a la posterior búsqueda de eventos. Dicha planificación debe ser realista y cuantificable, es decir se trata de establecer unos objetivos medibles, temporales y reales. ¿Cuántos días o fines de semana de cada mes se puede prestar servicio en eventos? ¿qué costes supondría eso? ¿es afrontable? ¿Busco eventos sólo en una ciudad, varias? ¿qué tipo de eventos busco?
Debe ponerse de relieve que cada evento es un mundo. Cada uno tiene una duración (varios días, una sola noche, varias horas), cada uno tendrá un público objetivo, una temática. Son muchas las variables, por lo que habrá que decidir dónde hay que estar presente.
- Investigación de eventos.
Sentadas las bases de la planificación, el siguiente paso consiste en conocer el mercado de eventos privados en el que se pueda ofrecer el servicio del negocio de nuestro food truck.
Realizar un listado con todos los potenciales eventos en los que se desea participar puede resultar útil. Así, se podrá ir organizando mejor cuando comience a contactar con los organizadores. Igualmente, no importa si la lista es demasiado extensa al principio; cuantas más opciones se intenten mejor, pues no hay garantía de ser aceptado en cada evento al que se solicite asistir.
A continuación, proponemos algunos consejos para localizar eventos atractivos e interesantes:
- La búsqueda de los eventos deberá ser enfocada a aquellos que interesen a nuestro negocio. Se trata de conocer y estar al tanto de los festivales de verano, los conciertos, los desfiles de moda, las celebraciones que realizan las empresas para presentar productos o fiestas con influencers, ferias, bodas, cumpleaños, etc.
No obstante, en la actualidad no basta con buscar, sino que es importante posicionar el food truck en todas aquellas páginas webs e intermediarios online que acerquen nuestro negocio al cliente final. Así, dependiendo de cada evento habrá herramientas que nos faciliten que el food truck se encuentre más cerca de los mismos. Por ejemplo, en el mundo de las celebraciones como las bodas, la web Bodas.net puede ser un buen escaparate.
Asimismo, incorporar el negocio a páginas como Foodtruck.ya puede aumentar la visibilidad del mismo y crear oportunidades de negocio en estos acontecimientos privados, ya que, los clientes interesados en disponer de alguno en sus eventos pueden utilizar estas páginas para localizarlos.
- Anotar toda la información que se vaya consiguiendo sobre los eventos será clave para acelerar el proceso cuando llegue la hora de empezar a contactar con los organizadores de aquellos.
- Mantenimiento de página web y redes sociales.
Actualmente la intachable presencia online del negocio es fundamental. Por ello, cuanto más atractivas resulten la web y las redes sociales mediante las cuales demos a conocer el food truck, más interés generarán en los organizadores de eventos.
A tal fin será importante cuidar los siguientes detalles:
- Las reseñas y los comentarios que los clientes dejan en internet son el reflejo de la satisfacción o falta de ésta con la prestación del servicio. Por lo que, hay que dedicar esfuerzos a que las valoraciones online sean positivas a fin de adquirir una buena reputación.
- Las imágenes y videos son esenciales. Las fotos atractivas, llamativas y de alta calidad del menú o los platos que sirve el food truck servirán de gancho para el público objetivo. Igualmente, los videos que muestren otros eventos en los que el food truck haya participado harán que se transmita la accesibilidad y versatilidad del mismo.
Con todo, se trata de crear un nombre de marca, una identidad que describa la esencia y la experiencia a transmitir a través de su food truck, por la que los clientes y organizadores de eventos deseen tener el mismo en sus eventos para garantizar el éxito.
- Preparar un buen porfolio.
A fin de tener la base de documentación e información que requerirán los organizadores de los eventos sería interesante preparar un porfolio completo y atractivo, no sólo con fotografías del vehículo sino con información sobre los menús o comidas que sirve; así como, detalles sobre experiencias previas en otros eventos e información sobre las instalaciones, los permisos en regla, la capacidad del servicio, etc. Todo ello, como complemento a la información que constará en la web y las redes sociales, que deberán también ser puesta en conocimiento de los organizadores.
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ELEMENTOS CONTRACTUALES ESENCIALES.
Una vez se haya producido el contacto con los organizadores del evento, a continuación, será necesario fijar las condiciones del contrato entre las partes. Esta relación en unas ocasiones será configurada como de alquiler del espacio para food truck (como por ejemplo en conciertos o festivales ) o en otras podrá ser de prestación de servicio (como por ejemplo si el evento, en concreto, es una boda).
En consecuencia, también dependiendo del evento, la posición del propietario del food truck no será la misma. En algunos eventos el empresario podrá ejercer mayor presión sobre el cliente y, en otros serán los organizadores los que fijen “las reglas del juego”.
Esta posición dependerá de diversos factores, por ejemplo, el tipo de evento, la oferta y la demanda, los competidores que haya, la capacidad del evento, el producto que se oferte, etc.
No obstante lo anterior, en todo acuerdo deberá constar una información básica, a saber: (i) los datos del evento (día, hora, lugar), (ii) el número aproximado de asistentes, (iii) las disponibilidad o falta de ella de instalaciones básicas de suministros de agua, luz, u otros, (iv) otras facilidades que haya incluidas o no como vigilancia, seguridad, mobiliario, (v) la ubicación y espacios concretos que podrá ocupar el vehículo, (vi) forma de pago o ingreso, (vii) los requisitos legales y administrativos básicos que deberá cumplir el food truck.
Por su parte, también constarán en el contrato condiciones específicas que podrán ser negociadas, entre las que se pueden destacar:
- Si nuestro food truck será o no el único en el evento. O, en su caso, si existe garantizada la exclusividad de que el producto que se ofrece por nuestra parte es el único. En el supuesto de que el organizador del evento no estuviera dispuesto a garantizar esta exclusiva, podría negociarse una reducción del precio a pagar por la participación en el evento, o un incremento del arrendamiento por la prestación del servicio.
- Cuántos trabajadores serán necesarios para prestar el servicio adecuadamente. Así como, en caso de que fuera necesario, si aquellos necesitaran algún tipo de acreditación para acceder al evento.
- Concreción de los momentos de montaje y desmontaje del food truck. Sobre este extremo, cabe señalar que, normalmente, correrá a cargo del propietario del mismo dejar todo el espacio utilizado en las mismas condiciones en las que se encontraban antes de la prestación del servicio.
- Supuestos de resolución anticipada del contrato, esto es, qué ocurre (con especificación de las consecuencias) en el supuesto en que se cancele el evento o que el propietario revoque finalmente su intención de prestar el servicio el día concreto del evento.
- El importe de la prestación del servicio de comida o el precio que satisfará el propietario del food truck por localizarse en un evento en concreto.
- Acuerdos específicos sobre el producto a servir. Concretamente, se podrá acordar el tipo de bebidas o comidas a ofrecer.
Con todo, para cerrar este tipo de acuerdos siempre es aconsejable contar con la opinión de expertos en la materia que garanticen la posición de la parte en el mismo y que asesoren sobre las posibilidades jurídicas de configurar la relación. De tal forma que la misma sea lo más fructífera posible para evitar conflictos. Y, en su caso, para garantizar que en el remoto pero posible supuesto de que existieran controversias post contractuales, se pudiera solventar de la manera más pacífica posible.
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