El proceso y sus fases
Para que un protocolo familiar, una vez finalizado, tenga aceptación, acogida y éxito en la familia empresaria para la cual se ha elaborado, no basta con ser correcto en sentido técnico, sino que primeramente el mismo deberá haber estado sometido a un importante proceso de elaboración, con diferentes fases que posteriormente explicaremos. En suma, podemos afirmar que el éxito en el proceso de elaboración del protocolo, conduce al éxito de compromiso de cumplimiento del mismo.
Primeramente, desde nuestro punto de vista, no es obligatorio pero si necesario y recomendable, la designación de un asesor externo sin vínculo con la familia, para guiar este relevante proceso de elaboración del protocolo.
El asesor experto en la materia, sugerirá los aspectos que deben ser tratado en cada caso concreto, porque como se dice en este ámbito “el protocolo es un traje a medida para cada empresa”, es decir, el protocolo debe diseñarse y ajustarse a las necesidades de la empresa y la familia empresaria. También expondrá experiencias que podrán resultar de interés en la familia, a parte de ello, dará vida a los órganos de gobierno necesarios y pondrá en marcha las decisiones que se hayan tomado en la elaboración, además de fomentar las transformaciones que deban darse a nivel empresarial, como por ejemplo, una reestructuración empresarial.
En segundo lugar, llegamos a una fase que tiene como finalidad concienciar a la familia empresaria de la necesidad mirar al futuro de forma conjunta, de establecer unas bases y plasmarlas en un plan estratégico empresarial-familiar, es decir, de concienciar a los involucrados en el proceso de la importancia de la elaboración de un protocolo y así, conseguir el deseo y voluntad de todos los participantes, para que la elaboración del protocolo sea un éxito tanto empresarial como familiar.
En tercer lugar, encontramos una de las fases más importantes o con más contenido, en la cual se realiza un diagnóstico de la triple esfera: empresa-familia-patrimonio, es decir, se trata de encontrar y valorar el punto de partida en el que nos hayamos, con la finalidad de preparar adecuadamente el protocolo.
Esta fase de diagnóstico y preparación, como la llama Manuel Bermejo Sánchez, se lleva a cabo a través diferentes métodos, cuantos más métodos se utilicen en esta fase, más nos estaremos acercando a la realidad de la relación existente entre familia-empresa.
Los métodos de los que hablamos consisten en reuniones colectivas, entrevistas individuales con el asesor elegido, cumplimentación de distintos cuestionarios, etcétera. Todo ello con el fin de sacar la máxima información necesaria, para profundizar en todos los aspectos que afectan a la triple realidad, familia-empresa-propiedad y descubrir el grado de unión existente. Es en esta fase en la que suele crearse, si no los tenía, los órganos de gobierno de empresa familiar, como el consejo de familia.
Por tanto, en esta fase la labor del asesor se centra en:
- Identificación y diagnóstico de fortalezas, debilidades, conflictos latentes y potenciales, aspectos ya consensuados y los pendientes de consensuar, tomando en consideración tanto aspectos socioemocionales como empresariales.
- Exposición de opciones valorando pros y contras de las distintas posibilidades.
- Elección de las soluciones, adopción de acuerdos y compromiso con éstos.
Inmediatamente después desembocamos en una fase, en la cual todo lo expuesto y acordado anteriormente se redactará por escrito, plasmándose en un documento. Este documento será, en sentido material, el protocolo familiar. Posteriormente, se revisará el documento por todos los familiares, comprobando que se trata exactamente de todo lo expuesto y tratado en la fase anterior. Esta fase concluye con la firma del documento, esto es, la prueba de conformidad y adhesión al protocolo de cada uno de ellos.
Por último, llegamos a la fase de implementación, ejecución y adaptación de los instrumentos de desarrollo, en la cual será necesario 3 cosas primordialmente:
- Implantar en la empresa tanto las normas de buen gobierno como la práctica encaminada a una mayor profesionalización.
- Poner en marcha los órganos de gobierno de una empresa familiar, como pueden ser, el consejo de familia o la asamblea familiar.
- Adaptar al contenido del protocolo determinados instrumentos jurídicos, con el fin de que el mismo despliegue al máximo su eficacia. Los diferentes instrumentos jurídicos que deben adaptarse al contenido del protocolo pueden ser los siguientes: pactos parasociales, estatutos, capitulaciones matrimoniales o testamentos.
Expuestas las fases del proceso de elaboración de un protocolo familiar, para terminar, debemos poner de manifiesto que, el protocolo no es fijo o inamovible, por lo que se podrán alcanzar acuerdos diferentes a los suscritos siempre que exista consenso familiar.
Esta nota característica del protocolo, la variabilidad, es muy valiosa ya que con la misma puede adaptarse el protocolo a las nuevas necesidades que surjan en la compañía y, no se trata de un peligro o “arma de doble filo”, porque para que se de dicha variabilidad, es requisito indispensable el consenso de la familia empresaria.
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