La digitalización de la industria de la moda

La digitalización de la industria de la moda: hablamos con Docuten

 

Docuten es una startup nacida en A Coruña que se dedica a digitalizar los procesos administrativos a través de los servicios de firma digital, factura electrónica y automatización de cobros. La compañía tiene más de 10 años de experiencia y en el 2019 empezaron su expansión europea con la apertura de su sede en Londres. Actualmente, Docuten cuenta con tres sedes en A Coruña, Madrid y Londres, 30 trabajadores y una amplia cartera de clientes entre los que se encuentran empresas de la industria de la moda como Louis Vuitton, Desigual o Bimba y Lola. Hoy hablaremos con el CMO de la empresa, Daniel Cerqueiro, que nos contará cómo las empresas de la industria de la moda también pueden hacer uso de sus servicios en un momento donde la digitalización del sector es algo imprescindible.

 

• En un momento en el que la digitalización es una parte fundamental de casi todas las empresas del sector de la moda, ¿cuál es vuestro valor diferencial?

 

Como bien dices, la digitalización ya se ve como un elemento imprescindible para todas las compañías que quieran sobrevivir al constante cambio en que se ha convertido el mercado. Las empresas ya saben que la digitalización de procesos les ayuda a mejorar su eficiencia, a mitigar el riesgo y aumentar la seguridad, a reducir costes y, en una situación como la que vivimos actualmente, les permite también poder realizar su actividad con cierta normalidad a través del trabajo en remoto. Por ello, muchas de las empresas del sector ya han ido incorporando soluciones de digitalización para muchos de sus procesos, desde la relación con el cliente hasta su gestión interna.

 

El problema que están empezando a enfrentar es la dificultad de gestionar ese número cada vez mayor de proveedores digitales.  Contar con múltiples proveedores supone la gestión de varios contratos, varios proyectos, y  de distintos procesos de “compliance” a los que prestar atención. La situación resulta ineficiente, se malgasta tiempo y dinero, y se corren mayores riesgos.

 

Este es el problema que viene a ayudar a resolver Docuten. En un mercado saturado de proveedores tecnológicos, Docuten ofrece el paquete completo de digitalización de los procesos de firma digital, emisión y recepción de factura electrónica, y pagos, bajo un único proveedor. De esta manera, al usar Docuten en lugar de varias plataformas, se reducen los costes en un 50% y las implantaciones se hacen hasta 2,5 veces más rápido.

 

La herramienta de Docuten, ¿es segura a nivel legan en todos los servicios ofrecidos?

 

Por supuesto. Docuten cumple con todas las normativas legales aplicables a nuestros servicios.  En el caso de la firma electrónica, somos Prestador de Servicios de Confianza Cualificados y podemos asegurar que todos los tipos de firma electrónica disponibles en Docuten cumplen estrictamente con el Reglamento (UE) Nº 910/2014 de Firma Electrónica (Reglamento eIDAS), que es la legislación aplicable a todo servicio de confianza dentro de la Unión Europea.

 

En cuanto a la emisión y recepción de facturas, en Docuten nos conectamos con todos los canales (como FACe, FACeB2B o Peppol) y permitimos envíos tanto a la administración pública como a clientes privados cumpliendo con todos los requisitos legales para ello. De hecho, contamos también con clientes públicos que emiten y reciben sus facturas electrónicas a través de nosotros. Además de la seguridad legal, en Docuten también nos preocupamos por la seguridad de la información de nuestros clientes. Por ello contamos con la ISO 27001 de seguridad de la información, que garantiza que cumplimos los más altos estándares en ese ámbito.

 

De hecho, debemos hacer hincapié en que un proceso administrativo digital bien gestionado es mucho más seguro que si se hace a través del método tradicional, ya que evitamos los errores humanos y el uso de un formato de almacenamiento de la información tan vulnerable como es el papel.

 

Un ejemplo es la gestión de las facturas recibidas. Un proceso automático de recepción evita los errores humanos que se realizan al copiar a mano los datos de las facturas. Y por otro lado, es más sencillo cumplir con la normativa actual (que exige un almacenamiento de al menos 5 años) si tenemos los documentos en digital y los indexamos de forma automática con nuestro ERP o sistema de almacenamiento de documentación.

 

• ¿Qué casos de uso específicos para empresas del sector de la moda puede cubrir la solución de Docuten? ¿Cuáles son los principales beneficios?

 

Empezaremos hablando de las aplicaciones de la firma electrónica. Gracias a la firma electrónica las empresas del sector de la moda pueden firmar todos los contratos laborales de sus trabajadores, así como cualquier tipo de documentación laboral. Esto es especialmente beneficioso para empresas que cuentan con trabajadores trabajando en diferentes localizaciones, así como en periodos con un gran volumen de  contratación, como pueden ser las rebajas.

 

Además de la firma de documentación, las empresas también pueden hacer uso de la certificación electrónica de comunicaciones, o lo que es lo mismo, sustituir los burofaxes por envíos digitales certificados. Esto les permite dar avisos certificados de una manera digital, bajando muchísimo los costes. La tecnología de firma electrónica también puede ser usada para contratos y documentación mercantil, ya que agiliza tremendamente la gestión de procesos de validación y la firma de contratos con proveedores. Otra aplicación es la firma de forma presencial de solicitudes de tarjetas de fidelización con clientes, de forma que evitamos que el trabajador necesite contar con múltiples documentos impresos idénticos, pudiendo hacer su trabajo solo con un smartphone o una tablet.

 

También trabajamos con empresas textiles que aprovechan las ventajas de la firma electrónica para digitalizar sus certificados de origen, mejorando la eficiencia de su logística.

 

En cuanto a la factura electrónica, gracias a la emisión y recepción de facturas de forma electrónica, se mejora la eficiencia, la organización de facturas, la agilidad en su cobro y, por su puesto, el cumplimiento de la legalidad vigente. La necesidad de emitir facturas electrónicas suele venir motivada en muchas ocasiones por la obligación legal de hacerlo así con la administración pública, pero muchas compañías descubren los beneficios de emitir sus facturas electrónicamente y lo acaban empleando tanto para clientes públicos como privados.

 

Por otro lado, la recepción de facturas es uno de los servicios más demandados actualmente por los clientes de Docuten, ya que simplificamos enormemente el proceso.  Con Docuten, se pueden recibir facturas a través de varias herramientas que ponemos a disposición de los clientes como puede ser un portal de proveedores, un lector OCR que lee los datos de las facturas que nos llegan en pdfs, o a través de los canales Peppol y FACeB2B. Todas las facturas recibidas por esos canales se indexan de forma automática en los sistemas de la compañía, eliminando procesos innecesarios a través de la configuración de reglas de negocio y de aprobación. Del mismo modo, existe una comunicación continua con proveedores a través de cambios de estado en la tramitación de las facturas. Todo ello permite mejorar la eficiencia de los procesos administrativos, ahorrar costes y tiempo, aumentar la seguridad y, por supuesto, cubrir los requisitos legales.

 

• ¿Contáis con experiencia para cubrir las necesidades concretas de este sector?

 

Sí, tenemos conocimiento específico sobre este sector gracias a nuestra cartera de clientes. Contamos con compañías de la talla de Louis Vuitton, Desigual y Bimba y Lola, entre otras. Tocar y analizar de cerca sus necesidades concretas nos permite suplirlas y adaptar nuestras soluciones al cumplimiento de sus expectativas.

 

Muchas gracias al equipo de Docuten y a Daniel por su tiempo.